La gestion électronique des documents du personnel, en abrégé KEDO, est un système innovant de traitement et de stockage des documents du personnel par des moyens électroniques. Actuellement, la transition vers EDC est volontaire, mais avec le temps, elle pourrait devenir obligatoire pour toutes les organisations et entreprises, il faut garder cela à l'esprit.

Est-il nécessaire de passer à KEDO maintenant ?

Gestion électronique des documents du personnel sont régis par la loi n° 377-FZ « sur les signatures électroniques » et la loi n° 407-FZ « sur la comptabilité », qui prévoient la possibilité de signer électroniquement tous les documents du personnel, à l'aide d'une signature électronique. Cela simplifie et accélère considérablement le processus de traitement des documents et réduit également le risque de perte ou de dommage.

L'un des principaux avantages de KEDO est le gain de temps et de ressources de l'organisation.

La signature électronique et le stockage des documents peuvent réduire considérablement la paperasse et minimiser les coûts d'impression, de livraison et de stockage des supports papier. De plus, les documents électroniques peuvent être rapidement récupérés et vérifiés, augmentant ainsi l'efficacité des employés du service RH. Entre autres avantages, nous pouvons souligner les suivants :

• Capacité à contrôler et surveiller le flux de documents. À l'aide d'un système électronique, vous pouvez suivre le mouvement des documents, contrôler le calendrier et la séquence de leur traitement. Ceci est particulièrement important pour le respect du droit du travail, ainsi que pour prévenir d'éventuelles violations et erreurs.
• Sécurité et confidentialité accrues des données du personnel. Le stockage et la transmission électroniques des documents offrent une protection contre les accès non autorisés et les fuites d'informations. Une signature électronique est créée pour chaque fichier, ce qui garantit son intégrité et son authenticité. De plus, le système électronique vous permet de définir des droits d'accès flexibles pour les employés afin de garantir uniquement le niveau d'accès nécessaire aux données confidentielles.
• Respect des tendances actuelles en matière de développement des technologies de l'information et de numérisation des processus. Dans un monde où de plus en plus d’organisations se tournent vers la gestion électronique des documents, l’utilisation d’EDC devient une nécessité pour les entreprises modernes.

En conclusion, nous aimerions répéter une fois de plus que KEDO est un système efficace et pratique pour traiter et stocker les documents du personnel. Sa mise en œuvre vous permet de réduire les processus bureaucratiques, d'augmenter l'efficacité du travail et d'assurer la sécurité et la confidentialité des données du personnel. Avec les exigences modernes de numérisation de tous les domaines d’activité, la transition vers EDC est une étape logique.